Sizce büyümeyi yönetmek ne demektir? Aslında burada sizin de bana bir soru sormanız gerekiyor. Büyümek ne demektir? Personel sayısında büyümek midir? Ciroda büyümek midir? Müşteri sayısında büyümek? Teknik altyapıda büyümek? Mekanda büyümek? Bunların birkaçında veya hepsinde büyümek?
Evet bunların her biri ayrı ayrı büyümek anlamına gelebilir. Ve evet bunların her birindeki büyümeyi çok dikkatli bir şekilde yönetmeniz gerekir. Eğer bu başlıklarda büyüme yolundaysanız ve büyümenin getirdiği avantajların yanında riskleri de görebilen kişilerseniz sürekli diken üzerinde olmanızda büyük fayda vardır. “Büyüyoruz ya daha ne yapalım, gerisi kendiliğinden gelir” diyenlerdenseniz size çok basit bir gerçeği yine basit bir şekilde ifade etmem gerekiyor;
Büyüme kendi kendini yönetemez!
Avantajlardan bahsetmeme sanırım gerek yoktur. Büyümek temelinde daha çok iş ve daha çok gelir anlamına gelir ve bu da iyi bir şeydir. Hızlı büyüyen şirketlerde çalışmış ve bunun zor taraflarını birebir yaşayan biri olarak şimdi karşılaşabileceğiniz risklerden de bahsetmeliyim ki bunun bu kadar da basit olmadığını görebilelim.
Tüm faktörleri göz önüne alarak şirketinizi bir bütün olarak düşünmeye çalışın.
- Varsa mavi ve beyaz yakalı tüm personeller.
- Yönetim kademesi (yönetimi ayrı bir faktör olarak ele almak daha doğru olacaktır).
- Donanım ve yazılımlarıyla tüm teknik altyapı.
- Sahip olduğunuz tüm büro malzemeleri, mobilyalar, araçlar vb.
- Çalıştığınız mekan veya mekanlar.
- Finansal yapınız, gelir-gider dengeleriniz.
- Ürün ve/veya hizmetlerinizden faydalanan müşterileriniz.
- Şirket içi kurallarınız, prosedürleriniz, yönetmelikleriniz, görev tanımlarınız, iş akışlarınız vb.
Eksik ya da fazla maddeler olabilir. Çok da önemli değil. Gerçekten önemli olan; büyüme yoluna girdiğiniz anda yukarıda listelediğim ya da listelemediğim, şirketinizle direkt ya da dolaylı bağı bulunan her şeyi ama her şeyi baştan aşağı gözden geçirmeniz gerektiğidir. Peki bunu yapıyor muyuz? Sizin adınıza cevap verebilir miyim? Maalesef yapmıyoruz.
Basit ama etkili bir örnek üzerinden gidelim ve yukarıdaki tüm faktörlerin etkilerini inceleyelim.
Müşteri sayınız arttığında; bu müşterilerle ilgilenmesi gereken personel sayınızın da orantılı olarak artması gerekir. Orantılıdan kasıt elbette birebir orantı değildir. Yani çoğu zaman iki katı müşteri iki katı personel anlamına gelmez ama artmalıdır. Artmazsa hem ürün ve hizmetlerinizde eksiklikler yaşarsınız hem de fazla iş yükü sebebiyle personelinizle sorunlar yaşamaya başlarsınız. Sonuç; mutsuz müşteri, mutsuz personel. Ayrıca istihdam sürecini ve istihdam kaynaklarını da mutlaka iyi yönetmelisiniz aksi durumda müşteri ihtiyaçlarını karşılamaya söz verdiğiniz tarihlerde elinizde yeterli personeliniz olmayabilir.
Artan personel sayısına göre yönetim kademesinde de artışa gidilmelidir. Şirket stratejisi bunu gerektiriyorsa yönetici istihdamı şirket bünyesinden gerçekleştirilmelidir. Bu yöneticilerin ara kademe veya üst kademe olmaları çok önemli değil. Sadece oluşan iş yükünü kaldırabilecek şekilde gerekli görevlendirmeler yapılmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken, yönetici seçiminin alt kademe personel seçiminden stratejik olarak daha önemli olmasıdır. Bu yüzden olası yönetici istihdamlarının önceden planlanmış olması hata yapmanızı önleyecektir. Var olan yöneticilerin olası görev değişiklikleri de mutlaka önceden değerlendirilmiş olmalı ve yetki-sorumluluk-olanak dengesi iyi korunmalıdır.
Yeni personelin sahip olması gereken donanımlar ve yazılımlar, kullanmaları gerekiyorsa makineler ve benzeri araç gereçler, yeni ve görevi değişen yöneticilerin olası teknik ihtiyaçları, kablolama ihtiyaçlarından telefon hattı ihtiyaçlarına kadar tüm diğer detaylar, çok hızlı bir şekilde değerlendirilmeli ve kurulumları gerçekleştirilmelidir. Personel ve teknik altyapı kurulumu senkronize ilerlemez ise boş oturan personelin sorumluluğu omuzlarınıza binmiştir bile. Teknik altyapınız, büyüme ihtimallerine veya stratejinize göre önceden daha yüksek kapasiteli olarak hazırlanabilir. Aksi durumda birkaç on bin dolarlık serverlarınızın veya yetenekleri yeni kapasitenizi kaldıramayacak olan yazılımlarınızın çöpe gidişini buğulu gözlerle izlemeniz gerekebilir.
Masa, sandalye, kırtasiye malzemesi ve benzeri ufak demirbaşların da personel sayısı ile birlikte hızla ve planlı bir şekilde artırılmaları gerekir. Elbette ilgili personel yerine yerleşmeden önce. Mobilya tedarikçilerinin veya kullanıyorsanız marangozların bazen oldukça yüksek termin süreleri verdiğini sakın unutmayın.
Yeni müşteriler buldunuz, yeni personel bulmak konusunda da problem yaşamadınız. Peki mevcut lokasyonunuz yeni personeli kaldırabilecek durumda mı? Diyelim ki öyle. Örneğin 50 kişisiniz ancak 100 kişilik yeriniz var. Hayır eminim ki yoktur. 100 kişilik yer 50 kişi tarafından dolu dolu kullanılmaktadır. Bu durumda yapmanız gereken gereksiz şekilde kullanılan yerlerin hemen boşaltılması ve bir yerleşim planı yapılmasıdır. Bunun ne kadar zor çözülen ve ne kadar çok zaman alan bir iş olduğunu gördüğünüzde şaşırabilirsiniz. Mevcut personel ile karşı karşıya geleceğinizi de garanti edebilirim. Diğer ihtimalimiz de yeterli yere sahip olmamanızdır. Bu durumda iki seçeneğimiz var; tamamen yeni bir lokasyona geçmek veya yeni bir lokasyon daha bulmak. Her biri için küçük birer kitap yazabilirim muhtemelen ama bir iki cümle ile geçiştireceğim. Yeni bir yer çok iyi bir planlama ile kurulabilir. Buradaki en sıkıntılı işiniz, varolan lokasyonu yeni olana taşımak olacaktır. Yüzlerce detay sizi bekliyor. Ek lokasyon kurmanız durumunda ise taşınma işiniz daha kolay olacaktır ancak bu lokasyon ile iletişimin sağlanması ve buranın ayrı bir şekilde yönetilmesi gibi önemli dertleriniz olacaktır.
Finansal yapınız büyüme ile birlikte en çok etkilenen faktörlerden biri olacaktır. Büyümenin gizli ama en büyük riski, büyümek için yapılan yatırımın geri dönüşünün beklenenden her zaman daha geç olacağıdır. Yukarıda yazdığım faktörleri hızlıca gözden geçirmeniz aslında ne kadar büyük finansal yüklerin altına girdiğinizi anlamanıza yardımcı olabilir. Müşterilerinizden elde edeceğiniz gelir de hemen hemen her zaman siz yatırım yaptıktan belli bir süre sonra kasanıza girmeye başlayacaktır. Yani her halükarda büyümenin sizin için ciddi maliyetleri olacaktır. Bu yüzden gelir ve gider dengenizin çok iyi analiz edilmesi ve büyüme yanlış bir adım ise atılmaması gerekir.
Yeni müşterileriniz için onlarca, yüzlerce detayla ve işle uğraştınız ve bir şekilde onları mutlu ettiniz. Ne gözden kaçırılmış olabilir? Mevcut müşterileriniz elbette. En büyük ticari yanılsamalardan biri mevcut müşterilerin her zaman elde kalacağını düşünmektir. Büyümenin detaylarıyla uğraşırken ürün ve hizmet kaliteniz ile mevcut müşterilerinizle olan iletişiminizde en ufak bir aksamaya izin vermemeniz gerekir. Bir anda küçülmeye gitmek zorunda kalabilirsiniz.
Şirket içi kurallar, iş akışları, görev tanımları ve bürokratik tüm detayların yeni iş boyutlarınıza göre yeniden düzenlenmesi gerekecektir. Bir apartmanın, bir şirketin veya bir ülkenin yönetilmesi çok farklı şeyler olmakla birlikte hemen hepsinde boyut büyüdükçe daha detaylı, sınırları daha belirli, çoğunlukla daha sıkı kurallar belirlenmesi gerekir. Bu kuralların doğru işleyebilmesi için yazılı dokümanların hazırlanması ve herkese bildirilmesi ile bu bilgilere sürekli ulaşılabilir olması gibi detayların iyi değerlendirilmesi gerekir. Yeni şartlara uyum bir süreç gerektirecektir ve mutlaka direnç gösterenler de olacaktır.
Eğer yazının sonuna ulaşma sabrını gösterebildiyseniz büyümenin avantajlarının yanında ne kadar çok risk ve iş yükünü de beraberinde getirdiğiyle ilgili uyarıma hak vermiş olmalısınız. Yukarıdaki tüm faktörleri ayrı ayrı yöneten kişiler olabilir ancak sizlere tavsiyem tüm büyüme sürecini yönetmesi için de uygun bir kişinin görevlendirilmesidir.
Beni yanlış anlamanızı istemem, bu yazı bir “büyümeyin” mesajı kesinlikle değil, olamaz da. Sadece “büyümeyi yönetin” mesajı. Çünkü -tekrar ediyorum-;
Büyüme kendi kendini yönetemez!….
Ateş Evren Aydınel
Mayıs 2010, İstanbul
Telegami’nin kurulus gunlerinde birgun telefonda kahve de satacagimizi soyledigimde arkadaslarim biyik altindan hafifce gulerlerdi… 
